Programme

SECONDER LA DIRECTION DANS LES ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES ET QUOTIDIENNES

Organiser les réunions et les déplacements en gérant les agendas pour optimiser la coordination de l'équipe.
Gérer les notes de frais avec des outils numériques pour libérer du temps à la hiérarchie.
Suivre l'activité de l’entreprise en collectant et en synthétisant les informations pour faciliter la prise de décision.
Diagnostiquer et optimiser les processus administratifs en utilisant les outils internes (CRM, ERP).
Utiliser le système d’information commerciale pour gérer les clients, les fournisseurs, pour participer aux actions commerciales et à la sélection des fournisseurs.

Assurer une veille informationnelle pour collecter et transmettre les informations pertinentes.
Analyser et vérifier la fiabilité des informations avant de les synthétiser selon leur origine et leur usage pour identifier les besoins de l'équipe.
Utiliser des outils bureautiques pour diffuser l’information dans le format approprié (synthèses, dossiers) afin que l'entreprise s'adapte aux évolutions de son environnement.
Adapter la rédaction à la situation, en choisissant le format et les destinataires les plus efficaces.
Rédiger des écrits professionnels en français et en anglais en respectant les usages et les règles.
Répondre aux demandes orales en français et en anglais, en tenant compte des différences culturelles.
Organiser l'archivage physique et numérique de l’information pour assurer un accès rapide et sécurisé.
Garantir la traçabilité des documents pour suivre l’historique de leur création.

Planifier et suivre les projets en utilisant des outils de gestion pour respecter les délais, les coûts et les contraintes.
Contrôler l’avancement des projets grâce aux outils de projet et alerter la hiérarchie en cas de problème.
Étudier le cahier des charges pour identifier le public-cible et les ressources nécessaires à l'événement.
Organiser la logistique matérielle (matériel, déplacement, hébergement) pour garantir la réussite de l'événement.
Suivre les coûts du projet avec des logiciels de gestion et réaliser un bilan financier.
Concevoir et traiter des questionnaires à l'attention des clients et des collaborateurs pour évaluer la qualité des actions tout en respectant le RGPD.

Collecter les éléments de la paie (fixes et variables) en utilisant ses connaissances en gestion de la paie et en droit du travail pour les communiquer au gestionnaire de paie afin d’établir la paie et les déclarations obligatoires.
Créer des tableaux de bord et de suivi du personnel pour gérer le planning des congés et des absences en fonction des contraintes de la structure et des souhaits des salariés afin d’assurer la continuité de l’activité et d’instaurer un climat social favorable.
Être l’interlocuteur privilégié entre la direction des ressources humaines et les collaborateurs.