Assistante de Direction en Alternance (H/F)

Une entreprise partenaire spécialisée dans la formation est à la recherche d’un(e) Assistant(e) de Direction en alternance pour réaliser le BAC+2 Assistant de Direction option Ressources Humaines pour la rentrée prochaine à Pigier Toulouse.

Missions : 

Voic les missions détaillées :

COMMUNICATION 

Organisation d'évènements (salons, journées portes ouvertes) :

• Communication auprès des partenaires et des salariés
• Réalisation de documents en respectant la charte graphique de l'entreprise
• Organisation de la logistique matérielle en collaboration avec les équipes sur place
• Mise à jour des éléments à communiquer au public lors de l'évènement
• Coordination des équipes
• Participation aux réunions avec les différents acteurs de l'évènement

Communication visuelle :

• Commande d'outils de communication (affiches, flyers, kakemono, goodies)
• Réalisation d'outils de communication (affiches, infographie, flyers)
• Communication interne (organigramme, liste de diffusion du personnel, mail au personnel, organisation de moments de cohésion)
• Réalisation et diffusion de la NewsLetter du centre

QUALITÉ 

• Réalisation et mise à jour des affichages de sécurité
• Organisation des archives
• Mise à jour des habilitations électriques et des listes de sécurité
• Participation aux réunions qualité
• Tenue de l'outil de suivi des réclamations du centre
• Participation à un audit interne
• Tenue de l'Espace Qualité du centre
• Mise à jour des documents à destination du public

ACCUEIL 

• Accueil physique et téléphonique
• Traitement du courrier
• Appuie administratif (publipostages)

Accueil des nouveaux salariés :

• Présentation des différents outils de l'entreprise
• Visite du centre
• Mail d'information aux salariés

ADMINISTRATIF 

• Rédaction de courriers
• Commande de prestations de restauration
• Relances de contentieux
• Saisi du nouvel appel d'offres sur la plateforme régionale
• Accueil des nouveaux salariés
• Rédaction des comptes-rendus de réunion

Appuie sur l'organisation du déploiement du nouvel appel d'offres auprès des formateurs :

• Création d'un outil collaboratif sur Teams
• Création de calendriers pour les formateurs
• Aide à la planification des formations
• Organisation de réunions
• Création d'un outil de suivi de projet

Rédaction et suivi des contrats de sous-traitance :

• Création d'un outil de suivi
• Communication entre les sous-traitants et les acheteurs territoriaux de l'Entreprise

Feuille d'activité mensuelle :

• Création des feuilles d'activité mensuelles des salariés à partir d'une matrice
• Aide à la saisie des feuilles d'activité mensuelles
• Vérification des feuilles d'activité mensuelles des formateurs

FORMATION 

• Sourcing
• Appel et conseil des candidats
• Mail aux différents financeurs
• Suivi des dossiers des candidats
• Saisi des candidats dans les différents outils de l'entreprise
• Utilisation des tableaux de suivi 

Organisation et mise en œuvre de nouveaux processus au sein du service recrutement :

• Création de documents permettant un meilleur suivi
• Formation sur le nouvel outil
• Organisation des dossiers et des archives
• Création d'un nouveau process en collaboration avec la chargée de recrutement

Profil recherché :

• Sens de l’écoute et de la communication
• Organisation et rigueur
• Capacité à prioriser
• Motivation
• Polyvalence

Modalités :

Conditions d'admission : Dossier de candidature, tests et entretien de motivation