Assistant.e Formation et Administratif.ve

Entreprise spécialisée dans la formation linguistique à destination des professionnales recherche, en partenariat avec l'école Pigier Performance située à Paris La Villette, un ou une Assistant.e Formation et Administratif.ve en alternance, dans le cadre d'un BTS Support à l'Action Managériale ou d'un Bachelor Management des Entreprises spécialisation Ressources Humaines.

L'entreprise recherche une perseonne rigoureuse et très organisée qui aura pour mission de contribuer aux activités administratives et comptables nécessaires au bon fonctionnement opérationnel de l’entreprise et à sa conformité règlementaire en tant qu’organisme de formation.

Missions :

Compte tenu de la taille de l’entreprise et des spécificités propres au secteur de la formation, la qualité et la rapidité d’exécution informatique constituent des critères essentiels pour ce recrutement.

Vous vous verrez confier un large éventail d’activités et de missions essentielles :

SUR LE VOLET FORMATION :

• Gestion administrative des actions de formation et de coaching, en collaboration avec l’Office Manager :
  • Edition, envoi et gestion des documents contractuels associés au lancement d’une action de formation (conventions de formation, convocations, feuilles d’émargement),
  • Préparation des kits et matériels de formation pour les formateurs et participants
  • Recueil/scan/classement/archivage des documents administratifs (ex. feuilles d’émargement, évaluations à chaud),
  • Clôture des dossiers de formation (vérification des feuilles d’émargement, édition de l’attestation de fin de formation, contrôle de la conformité du dossier avec les critères-qualité en vigueur dans le cadre des démarches de certification et de label-qualité de l'entreprise)
•  Relance – si nécessaire – des parties prenantes (clients, intervenants) pour obtenir les documents contractuels signés (conventions, feuilles d’émargement, attestation de fin de formation)

 SUR LE VOLET ADMINISTRATIF

• Edition des factures clients (entreprises, OPCO, particuliers)
• Enregistrement et contrôle des factures fournisseurs notamment en regard des bons de commande
• Traitement du courrier entrant, scan, classement et archivage

Vous serez rattaché.e à l’Office Manager sur le volet administratif et au dirigeant de l’entreprise sur volet comptable qui auront à cœur de vous former aux outils et processus existants, et de créer un environnement propice au développement et à l’ancrage de vos compétences professionnelles.

Profil :

• Vous allez préparer un BTS Support à l'Action Managériale ou d'un Bachelor Management des Entreprises spécialisation Ressources Humaines en alternance à l'école Pigier Performance située à Paris La Villette.
• Vous êtes très organisé.e et rigoureux.se. Vous aimez la gestion administrative et respecter les délais est dans votre nature.
• Vous avez sans cesse le souci du détail ET de l’efficacité.
• Vous êtes proactif.ve ET impliqué.e
• Vous maîtrisez parfaitement la messagerie GMAIL et les outils bureautiques usuels (Word, Excel, PowerPoint).
• Vous avez de bonnes notions en anglais et le goût pour cette langue.
• Vous avez envie de vous impliquer dans le développement d’une jeune entreprise et de grandir avec elle.