Assistant(e) d’agence en Alternance H/F

Tu recherches une entreprise et une école pour te former aux métiers administratifs ? Ça tombe bien, ce poste est fait pour toi !

Notre partenaire ?

• Activité : Société de services numériques
• Equipe à taille humaine
• Type de clientèle : B TO B
• Et tout cela en alternance (les frais de scolarité seront pris en charge par l’entreprise) dans la formation du BTS Gestion de la PME

Côté candidat, tes missions :

En tant qu’Assistant(e) d’agence tu seras en charge de :

MISSIONS ADMINISTRATIVES

• Accueil téléphonique / standard ASI
• Gestion du courrier départ et arrivée
• Gestion des demandes de déplacements
• Organisation des réunions d’agence (Invitation des collaborateurs, négociation des tarifs fournisseurs, réservation des animations si nécessaire…)
• Secrétariat « classique » des Agences vers les clients uniquement
• Suivi des CV collaborateurs pour la transmission aux équipes commerciales
• Validation des frais des collaborateurs, suivi de la validation Directeur d’Agence et relance si besoin (ponctuellement pour aider l’assistante de Nantes)
• Élaboration des ordres de mission des collaborateurs (définition des modalités de déplacement)
• Suivi des visites médicales et prise des rendez-vous
• Suivi des cartes carburant Energeo
• Gestion des fournitures de bureau
• Dossiers divers : demande de devis ponctuels pour travaux agence
• Suivi et mise à jour des documents légaux sur les plateformes de sous-traitance

MISSIONS COMMERCIALES

• Relances & suivi des impayés clients
• Élaboration de tous les types de contrats clients : contrats de sous-traitance, de prestations de services, avenants, propositions commerciales
• Montage des dossiers administratifs / Candidature ASI pour les appels d’offres et référencements
• Administration Base CO et Sugar CRM : Création, modification, MAJ des affaires
• Préparation des documents de formations : Attestations de présence, supports de formations, etc...
• Etablissement de la facturation clients
• Classement des contrats clients dans la GED Alfresco et dans les dossiers clients (armoire)

Tu es titulaire d’un baccalauréat et tu souhaites préparer le BTS Gestion de la PME ? Une première expérience au contact du client serait appréciée. Au-delà d’un CV, c’est ton savoir-être qui nous importe : rigueur et volonté sont essentielles pour réussir dans ce poste. 

Date d’embauche prévisible : septembre 2019

Date de fin de contrat : août 2021

Poste situé à : St Herblain

Lieu de formation : St Herblain

Rythme : 2 jours en formation/3 jours en entreprise