Le chargé de gestion administrative est responsable de la gestion et de l'organisation des tâches administratives au sein d'une entreprise ou d'une organisation. Il assure la coordination et la supervision des activités administratives pour garantir le bon fonctionnement de l'entreprise et soutenir les différents départements.
Responsabilités principales
Gestion documentaire :
- Organiser, classer et archiver les documents administratifs tels que les contrats, les factures, les rapports, les correspondances, etc.
- Assurer leur mise à jour régulière et leur accessibilité
Traitement des dossiers :
- Recevoir, trier et traiter les dossiers administratifs, en respectant les procédures internes
- Vérifier leur conformité et leur complétude, et les transmettre aux services concernés
Suivi des procédures :
- Veiller à l'application des procédures administratives internes, notamment en ce qui concerne les demandes d'achats, les demandes de congés, les demandes de remboursement, etc.
- S'assurer que les délais sont respectés et que les informations sont correctement enregistrées
Communication interne :
- Assurer la communication interne en diffusant les informations pertinentes aux différents services de l'entreprise.
- Coordonner les réunions, rédiger les comptes rendus et suivre les actions à entreprendre
Support aux équipes :
- Apporter un soutien administratif aux équipes opérationnelles
- Répondre aux demandes d'information
- Fournir une assistance administrative
- Contribuer à résoudre les problèmes courants liés à la gestion administrative
Gestion des fournisseurs :
- Gérer les relations avec les fournisseurs externes, notamment en passant des commandes, en suivant les livraisons et en traitant les factures
- Négocier les contrats et les tarifs dans le respect des procédures établies
Compétences requises
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer les priorités
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel de gestion documentaire, etc.)
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Rigueur et souci du détail
- Capacité à traiter les informations confidentielles de manière appropriée
- Connaissance des procédures administratives et de la réglementation en vigueur
- Capacité à résoudre les problèmes et à prendre des décisions de manière autonome
- Flexibilité et capacité à s'adapter aux changements
- Aptitude à travailler sous pression et respecter les délais
Formation et expérience
- Un diplôme dans le domaine de l'administration, de la gestion ou d'un domaine connexe est souvent requis
- Une expérience préalable dans un rôle administratif est généralement souhaitée
- Une connaissance des logiciels de gestion administrative ou ERP (Enterprise Resource Planning) peut être un atout
Le poste de chargé de gestion administrative est essentiel pour maintenir l'efficacité et la fluidité des opérations administratives.