Assistant(e) Polyvalent(e)

L'essentiel de la formation

En bref

L’assistant(e) Polyvalent(e) a pour principale mission d’assister un responsable hiérarchique d’une petite ou moyenne entreprise.
Il assure la totalité du traitement des informations, la saisie et la présentation de documents divers à l’aide d’outils bureautiques, l’organisation matérielle des contacts et déplacements de son responsable hiérarchique, la rédaction de notes, rapports ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites, les relations avec les autres services, ainsi que des opérations comptables courantes (devis, factures, enregistrement achat/vente).

Les activités de l'Assistant(e) Polyvalent(e) recouvrent aussi les tâches traditionnelles de secrétariat : classement et archivage, accueil, transmission et filtrage des communications téléphoniques.

Le métier d'assistant(e) exige des qualités de rigueur, d’ordre, de capacité à prendre des initiatives, d’adaptation et de respect de la confidentialité.
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Villes

    La formation en détail

    Parcours de formation

    Admission :

    Les conditions d'admission pour la formation d'Assistant(e) Polyvalent(e) requiert :
    • Dossier de candidature
    • Entretien individuel de motivation
    • Test

    Poursuite d’études

    Cette formation, d’une durée d’un an, est validée par une qualification professionnelle reconnue par les conventions collectives des entreprises. Cette formation a pour objectif l'entrée dans la vie professionnelle puisqu’elle est proposée en alternance, sous contrat de professionnalisation (formation gratuite et rémunérée). Intégration possible tout au long de l’année.

    Programme

    Communication

    Accueil téléphonique et tenue du standard Rédiger sans fautes
    Les règles de la communication écrite
    Optimiser ses écrits professionnels
    La prise de notes
    La rédaction du courrier professionnel
    Le courrier électronique
    La communication interne : notes de service, d’information, de synthèse, consignes et instructions, modes opératoires
    Les comptes rendus, procès-verbaux et rapports
    Les relations avec les partenaires de l’entreprise
    Les relations avec le personnel de l’entreprise

    Organisation Administrative

    Bien gérer son temps
    Les systèmes de classement
    Le plan de classification
    L’archivage
    Les dossiers électroniques
    La gestion de la documentation
    Méthodologie de résolution de problèmes
    Organisation de réunions et d’assemblées

    Bureautique

    Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Outlook, Access, Internet, Clavier

    Gestion Commerciale

    La relation client
    La relation fournisseur
    Les documents commerciaux
    Logiciel SAGE Gestion Commerciale

    Comptabilité

    Les moyens de règlement
    Les principes fondamentaux de la comptabilité
    Étude des comptes et enregistrement
    Organisation comptable et approfondissement
    TVA : calculs et déclarations
    Logiciel SAGE Comptabilité

    Valorisation professionnelle

    Compétences professionnelles


    Deux pôles de compétences professionnelles doivent être maîtrisés :

    • savoir organiser le travail administratif et utiliser les outils de communication dans le cadre professionnel ;
    • savoir gérer une comptabilité générale

    Périodes en milieu professionnel

    Cette formation est accessible en contrat de professionnalisation de 6 à 12 mois. L’intégration est possible à tout moment de l’année. Le rythme d’alternance est généralement de 1 jour en centre de formation et 4 jours en entreprise. Ce rythme pouvant être adapté en fonction des besoins de l’entreprise.

    Cette formation métier permet de mettre en application les capacités acquises en centre de formation et de les confronter à la réalité du terrain.